在企业全面数字化转型的背景下，发票全流程的电子化、会计档案电子化，对于每一个企业管理者和财务人而言都不陌生。近日发布的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》已经将会计、审计的数字化发展作为未来五年的重要任务之一。
如何把握好会计档案全面电子化以及会计数字化转型的趋势，已经是企业共同面临的重要问题。为此，财智无界采访了参与电子会计档案试点工作的江西江铃进出口有限公司财务部长徐明老师，分享他在推进电子档案系统工作中的宝贵经验和成果，解答企业在会计档案电子化转型中面临的困惑。
徐明老师简介：
江西江铃进出口有限公司财务部长
注册会计师、注册财税管理师、注册理财规划师
历任国美电器南昌分部财务主管、会计师事务所项目经理
电子会计档案构建企业财务数字化基础
就财务数字化转型的整体趋势而言，会计档案的电子化是排头兵。近年来国家始终在大力推进电子会计档案的实施，徐明老师分析了电子会计档案在以下方面的重要作用。
电子化的会计档案由于避免了人工处理可能存在的篡改和舞弊行为，帮助企业提升了发票等原始凭证的真实性、准确性问题。
传统纸质会计档案普遍存在着纸张浪费、装订耗时、存储安全及保管等方面的问题，会计凭证需要在偌大的档案室中手动查阅，非常耗时。而在实现会计档案电子化之后，可以通过系统快速查找会计凭证，数据查询、分析的便捷性极大提高，从而提升了财务工作的效率。
结合电子会计档案试点工作的经验，徐明老师指出，以国家大力推进会计档案电子化为契机，拓展企业数据中心的覆盖面，从而尽早建立起财务数字化的基础，是推动电子会计档案建设对企业最重要的意义。
然而当前在企业推进财务数字化的进程中，还存在着很多障碍。
首当其冲的是员工的接受度问题。财务数字化以及电子会计档案的实施，需要建立起全员的价值认同。但很多基层员工在接受新兴模式方面，存在延迟传导的过程，导致他们对财务数字化转型的理解滞后。
其次，技术层面的匹配度也是企业财务数字化面临的问题。由于企业自身的技术开发能力有限，有转型方向却缺乏具体的实施方案，最终导致数字化转型难以实施。
在徐明老师看来，解决上述问题需要管理层高度重视并提升全员对数字化转型的认知，同时培养企业内部员工参与数字化系统的建设工作。尤其是针对业务流程领域，要不断建立模型、建立档案库、梳理流程，同时通过组建内部技术团队以形成与企业经营管理特征高度匹配的体系。
打破信息孤岛的核心，在于整合与共享
伴随着企业规模壮大，人与人交互存在着冗余的交易成本、以及传统信息传递的效率及准确率问题、而且随着人工成本的不断增加，碎片孤岛的弊端越来越凸显，打通企业内信息沟通的碎片孤岛被越发重视。
对此，徐明老师认为企业信息的互联互通是未来的必然趋势，只是这需要一个漫长的过程。要首先实现企业内部的互联互通，进而实现企业之间信息的互联互通，这样才是实现真正意义上的信息高速。
因此对于企业而言，先做好第一步，即打破信息系统的孤岛，实现企业内部的互通。这需要在整个企业所有的业务端链条当中，都能够采用信息化的沟通方式而非依托于传统纸质资料的传递。
在电脑信息语言中，建立信息唯一索引标识，是实现信息共享的前提和基础。目前业务语言和财务语言并不完全一致，同一事项会因需求不同产生不同的表达方式。因此建立各部门之间共同认可的语言逻辑，在信息共享中形成唯一索引号，是企业内部信息沟通需要打破的最大的壁垒。
打破这一壁垒需要财务与业务部门持续地沟通，熟悉对方的语言逻辑、学会换位思考，最终找到平衡点。通过在企业系统中建立信息中心，把所有的碎片信息集中进行整合和共享，便能以此为载体打破信息孤岛，将数据信息更好地转化为对财务乃至管理决策有价值的信息。
事前控制提升差旅费用管控
差旅费用的管理和报销一直以来都是企业内控和财务管理的重要领域，差旅成本占用企业成本支出很大比例，很多企业差旅成本高启，合理优化差旅成本管理成为他们的诉求。
结合自身企业实践，徐明老师表示，由于进出口公司涉及到境外业务的需求，差旅成本占比相比其他公司更高，约占到企业整体费用支出的10%-20%。为降本控费，江铃进出口尝试过很多方式。
例如通过与差旅管理公司接洽控制差旅成本，但最终的结果并不理想。这正是企业信息系统间的“碎片孤岛”造成的，由于当前仍然处于半人工半信息化的筛选模式当中，国内外的差旅预订信息没有实现良好的互通。要解决这个痛点，还需要实现打破信息沟通壁垒的目标。
目前江铃进出口通过引入数字化的智能费控管理工具，在费用预算管控、费用分析方面取得了较好的差旅成本管控效果。以费用分析为例，通过将部门之间的横向对比以及不同期间数据的纵向对比，可视化、简洁、实时地展现费控支出情况，为差旅成本的管控提供了良好的支撑。
在企业传统的报销模式中，预算、审批、审核、粘贴单据、签字、记账、保存等繁琐的流程，无一不是费用申请人与财务的痛点。而在引入易快报系统后，企业的费用申请、预算可以做到事前控制，从而避免了过去到审批流程结束时点才发现预算不足无法报销的情况，极大提升了费控报销整体流程的效率和便捷性。
在数字化报销费控管理的模式下，审批流由于全部采用线上操作的模式，不会因为领导的出差而耽误，过去耗时数天的报销审批流程如今可以在一天之内完成。
报销费用支出的自动化记账，使得数以千计的报销业务凭证无需再手工处理，节约了财务人员大量用于基础工作的时间。同时，智能化的分析报表功能，能够让财务和业务部门员工，都能从各种维度了解预算和费用的开支情况。
作为江西省本次电子会计档案的8家试点单位之一，江铃进出口在此前未做出过大量对于财务数字化转型的探索。但随着业务量的增长，原本堆积如山的纸质单据大幅增加了财务部门的负担，企业对于会计档案电子化的需求开始变得更加迫切。
在推进财务数字化建设的经验方面，徐明老师表示，借助电子会计档案的尝试，公司确立了数字化建设的目标，同时成立了专项小组，根据实施方案逐步推进会计档案的全面电子化，并且在公司由点到面地实施财务数字化建设。
基于上述举措，企业不仅可以解决传统会计信息模式的痛点，也最终有助于实现电子会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性。
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